收藏！常用的档案馆（室）检索工具及编制方法

2024-06-05 01:23| 来源: 网络整理| 查看: 265

常用检索工具及编制方法

什么是档案检索工具？简单来说就是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。

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卷内文件目录

卷内文件目录（见表1）是以案卷为单位，系统登录卷内文件的题名及其他特征并固定其排列次序的检索工具，通常排列在卷内文件之前。卷内文件目录的登录项目一般包括;顺序号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。卷内文件目录能够反映卷内文件的基本情况，能够固定文件在案卷中的具体位置，方便查找具体档案文件，也能起到保护卷内文件的作用。

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案卷目录

案卷目录（见表 2）是依据特定要求，对案卷进行排列和编号，并登录案卷题名及其他特征的检索工具。它具有固定全宗内档案的分类体系和案卷顺序、进行档案保管、统计和案卷查询等重要功能的一种最基本的档案检索工具。

1. 案卷目录采用书本式，其目录表的基本项目包括∶案卷号、案卷题名、起止日期、卷内文件总件数、卷内文件总页数、保管期限、备注。

2.编制案卷目录是在全宗范围内进行的，通常按照全宗内档案分类的类别来编制，如按年度编制、按组织机构编制、按问题编制等;为了便于移交和管理档案，一般按不同的保管期限编制案卷目录;对带密级的档案，应单独编制案卷目录。

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全引目录

全引目录（见表3）又称"案卷文件目录""卷内文件目录汇集"，它是将一个全宗或全宗内的某一部分案卷目录和卷内文件目录相结合，汇编而成的一种检索工具。

全引目录比较常见的两种编制方法∶一种是先列出每一个案卷的案卷号、案卷题名、起止日期、卷内文件总页数、保管期限，实际就是将案卷目录表的项目重抄一次，再在每一个案卷下面详细列出卷内文件目录；另一种是仅列出案卷号，下面列出该案卷的卷内文件目录。

全引目录不仅以案卷为检索单位，还能以文件为检索单位，做到既能查找案卷，又能直接检索文件，是全面了解档案内容与成分的基本工具。其局限性在于因沿用了案卷整理体系的束缚，不能满足按专题检索档案的需要。同时，查阅时必须对目录逐条审阅，影响检索速度。

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全宗文件目录

全宗文件目录，较多采用卡片式，以全宗为对象，将所有文件（指永久与定期保存的文件）的内容和形式特征记录在卡片上，按照内容所反映的问题加以系统化组织而成的目录。它是档案馆，特别是机关档案室最常用的一种检索工具。

全宗文件卡片目录多采用一文一卡或一文多卡著录，能具体揭示每份文件的内容和成分，具体指明文件的所属类目和出处，存储的信息量丰富，具有查找迅速、准确、全面的特点，是一种基础性的检索工具。其著录项一般设置题名、责任者、文件编号、文件形成时间、附注、主题词、摘要、分类号、档号等。

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主题目录

主题目录是根据档案主题法的原理，按照档案的主题词标识编排而成的一种检索工具。主题目录可以不受全宗、分类体系等的限制，集中地揭示有关同一事物的档案的内容，便于进行特性检索。

1.主题目录大多采用卡片形式，一般以一份文件为单位将标题式标识串作为排检项，所谓"标题式标识串"就是把反映该份文件主题的主题词组配成的一条标识，如有关小麦种子繁育的文件，可将小麦—种子—繁育三个主题词连在一起作为该份文件的标题式标识串填写一张卡片。如果该文件有两个主题，就需要分别填写两张卡片。

2.主题目录的优越性在计算机检索中可以得到充分显示，即将每份文件的主题词输入计算机后，能够以其中任何一个词作为检索项，查到有关该主题词的全部文件。

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分类目录

分类目录是将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是打破了全宗的界限，按照档案内容和性质，将档案馆（室）中全部档案材料分门别类地组织起来，便于从档案内容入手进行检索，系统地揭示档案的主题内容。

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专题目录

专题目录是集中、系统地揭示档案馆（室）内有关某一专题档案内容的检索工具。专题目录的特点是以专门题目为对象，把同一问题的文件条目组织在一起，可以是同一个全宗内有关某一专题的档案材料，也可以不受全宗限制，把全馆（室）有关某一专题的档案材料集中起来，有利于按专题查找档案材料，对于科学研究、解决某些专门问题很有帮助。

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全宗指南

全宗指南，又称"全宗介绍"，是以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书。其主要作用是介绍、宣传和报道有关某一全宗的立档单位历史、全宗历史、档案内容和成分，从而使利用者全面熟悉档案内容，为利用者查找档案提供线索。

全宗指南的内容主要包括以下几部分∶

立档单位的历史概况。主要介绍立档单位的名称、成立时间、隶属关系、性质、任务、组织结构设置及职能、主要领导人、历经的重大事件等方面的情况和沿革。

全宗历史概况。主要介绍档案的来源、数量、起止时间、进馆时间、完整程度、整理、鉴定、保管、利用情况、所编制的检索工具等。

全宗内档案的内容和成分。这是全宗指南的主体，一般根据原来的档案整理体系加以介绍，如果是按组织机构分类的，可按机构逐一介绍，首先指明机构名称，其次指明该组织机构的职能任务、案卷数量，再进一步介绍档案内容和成分;如果是按问题分类的，可按原划分的类目逐一介绍，首先应指明类目的准确名称，其次介绍类目内档案所属的时间、案卷数量、内容和成分、利用价值等。介绍档案内容时原则上以案卷为单位，对若干个问题相近或相同的案卷可合并介绍，对有特色和价值较大的文件可单独详细具体介绍。

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专题指南

专题指南是按照一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆（室）中保存的有关该题目的全部档案材料的工具书。专题指南在选题与选材方面，与专题目录是一致的;在档案的内容和成分的介绍方面，类似于全宗指南，不同的是只有按档案内容介绍的方式，而没有按组织机构介绍的方式。专题指南主要起到介绍、宣传和报道的作用，不具备检索档案的功能。专题指南一般由三部分组成∶

序言。对该题目的含义、意义、选材范围、档案价值以及编写方法作概要说明。

档案材料内容介绍。这是专题指南的主体部分，可按照专题目录中划分的类别系统介绍本专题包含哪些方面的材料，这些材料反映或涉及了哪些主要问题、重大事件、重要人物等，还要指明这些档案材料的来源、数量、起止时间、价值等方面的情况。

附录。可将专题指南材料来源的全宗名单、人名、地名索引等加以编排，以便利用者使用。

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档案馆（室）指南

档案馆（室）指南是以文章叙述的方式，全面介绍档案馆（室）概况及其所保存档案情况的一种叙述式的报道型工具书，是档案馆（室）必备的检索工具，它使利用者了解档案馆（室）所存档案内容和成分，指导利用者查阅利用档案。

档案馆（室）指南主要包括以下几个部分：

前言。也称序言、引言，包括编著指南的目的和作用，指南的结构体系、材料排列、使用方法、编制过程、参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。

目录。是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。

案馆（室）概况。包括档案馆（室）历史沿革，馆（室）藏档案综述、馆（室）藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。其中，馆（室）藏档案综述包括馆（室）藏档案的来源、种类、范围、数量、起止时间、整理、鉴定、保管利用情况;利用工作综述包括查阅档案的程序和方法、制发档案证明的规定、查阅涉密文件的审批手续等。

馆（室）藏档案情况介绍。这是档案馆（室）指南的主体部分，按照馆（室）藏档案实际整理、保管的体系为单位进行介绍。立档单位整理保管的档案，以全宗为单位;按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。在介绍档案情况时，对反映立档单位主要职能活动和重大事件的档案、以及涉及知名人物和地方特色的档案要作详细介绍，涉及党和国家秘密的档案不能予以介绍。

馆（室）藏资料介绍。各档案馆（室）都保存有一定数量的馆（室）藏资料，对馆（室）藏档案起着有益补充和辅助作用，可逐类予以介绍，内容包括材料的来源、种类、数量、分类、整理及检索工具等，但一般性资料不作具体介绍。

附录。是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料，如检索工具名册、档案馆（室）的规章制度、人名索引和地名索引等辅助工具。